ARKAN jest aplikacją bazodanową, która stanowi centrum informacyjne archiwum fizycznego. Pozwala ona zarządzać wieloma punkami zbiorów archiwistycznych, ich pojemnością, położeniem zarchiwizowanych obiektów. Łatwe zarządzanie położeniem, zlecanie przemieszczeń, wydobycie i składowanie.

Archiwizowanie - zabezpieczenie i składowanie, to dwa współistniejące działy, dzielą się dalej na problematyki związane z realizacją fizyczną tych założeń przechowywania. Aplikacja bazodanowa ARKAN pozwala zarządzać składowaniem i ruchem archiwizowanych obiektów, w wersji ARKANimg również na składowanie fotokopii dokumentów i przedmiotów. Celowo używamy określeń obiekt, ponieważ archiwizować można dokumenty i przedmioty. Narzędzia jakich dostarcza dziś IT pozwalają na sprawne gromadzenie informacji, zarządzanie nimi, wyciąganie zestawień, lecz nie jest to zabezpieczanie dokumentu czy przedmiotu. Ta część odpowiedzialności spoczywa na składzie - mury, alarmy, systemy p.poż. i inne

Nośnik - kiedyś ludzie pisali na glinianych tabliczkach, są czytelne do dziś - pokażcie mi taką płytę CD. Żaden dysk, płyta, jakikolwiek nośnik informatyczny niema takiej trwałości jak choćby papier. Dlaczego w takim razie dane nie giną? - odpowiednie rozwiązania sprzętowo-programistyczne dają nam pewne możliwości, a dyski dane muszę utrzymać dane na tyle długo jak wyniesie przerwa w dostawie prądu (oczywiście to dawno spełnione minimum). Zwielokrotnienie danych na wielu nośnikach jest taktyką owadziego przetrwania, sprawdza się w naturze i w IT również. Zawsze jednak są to metody utrzymania kopii.

Restauracja i zabezpieczanie nośników typu papier, to odrębna dziedzina nauki, natomiast można do problemu podejść masowo, gdy nie mówimy o dziełach sztuki a o fakturach - tu wystarczą wzorce i kanony przechowywania - metody próżniowe, bezbakteryjne itp. to tylko szczątek dostępnej technologii składowania.

ITAC - IT Archive Center